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定款認証手続き

会社設立時の定款認証手続きは電子認証がお薦め

会社設立時において、登記申請を行う前に必ず済ませなければならないのが、発起人間の議論を経て完成した定款の認証を受ける手続きです。2004(平成16)年3月以降は、紙に印刷した定款だけでなく、電子媒体の形にした定款でも認証を受けられるようになり、様々な媒体で法的に有効な定款をつくることが可能になりました。
では、会社設立時における定款の電子認証の仕組みはどのようになっていて、従来から存在する紙の定款認証手続きに対してどんな利点と欠点があるのでしょうか。

会社設立時の定款の電子認証は、法務省のオンライン申請システムが利用可能であることが前提となっています。もし、オンライン申請システムの利用環境が整っていないのであれば、電子認証の手続きに入る前に必要なソフトウェア等を揃えておかなければなりません。

定款の電子認証の手順について述べると、まず最初に発起人間で決定した定款をパソコンの文書作成ソフトをつかって作成し、その後PDFファイルにして保存しておきます。次に、公証役場に定款案をFAXなどで送り、公証人に内容のチェックを依頼します。法的に問題がある定款は無効であり、会社設立後にそれが発覚すると会社設立自体が無効にされることがあるので、公証人からのチェックは必ず受けるようにしましょう。

公証人による定款のチェックが終わったら、打ち合わせをおこなって認証日を決め、その後PDFファイルにした定款に電子署名をつけます。これが終わったら、法務省のオンライン申請システムを利用して公証人に電子定款を送付し、認証を申請します。
定款の認証日がきたら、発起人は必要書類、認証費用分の現金、CD-Rなどの記録媒体を携えて公証役場に行き、正式な審査を受けます。審査において特に問題がなければ、定款に公証人が電子署名を行い、記録媒体に電子定款のデータを記録して申請者に返却します。

定款を電子認証の形にするメリットは、印紙代の負担が不要になることです。紙に作成した定款の認証手続きでは、印紙税を4万円負担しなければなりませんが、印紙税は紙の文書が作成されたときに納税義務が発生するものなので、電子署名が付された定款については印紙税の課税対象外になります。しかし、その一方で、紙の定款の認証手続きと比べて手順が多くて時間がかかり、必要なものを一から揃えようとすると、通常の定款手続きより出費が多くなるデメリットもあります。

定款の電子認証手続きは上記のような仕組みになっており、通常の定款認証の手順と比較して手間がかかる分、法定費用を抑制することができます。もし、もっと手間をかけずに定款の電子認証を済ませたいと考えているのであれば、行政書士などの専門家に電子認証に関する作業の代行を依頼すると、報酬の支払いが発生する分、楽に作業を終えることができます。